¿Cómo usar Notion para la gestión de proyectos web o blog?

Te tengo que decir la verdad, aunque aquí descubrirás cómo usar Notion para la gestión de proyectos web de forma concisa pero precisa para ponerte en marcha, debo reconocer que yo soy bastante caótico.

Así que he pedido ayuda a un amigo y un experto tanto en SEO como en productividad, especializado en Notion. Te dejo con las explicaciones de Javier Sánchez Luengo y espero que todos aprendamos mucho.

Notion para la gestión de proyectos web o blog

¿Alguna vez te ha pasado que empiezas un blog personal o una web temática con mucha motivación y a medida que pasa el tiempo todo se desvanece y ya no sabes por donde coger el proyecto?

Bueno, pues en este artículo te voy a dar algunas herramientas que usamos en Productiviza para que cuando llegue el temido bajón tengas una dirección clara, unas tareas y una visión global de tu proyecto.

Para conseguir esto te voy a hablar sobre una herramienta digital llamada Notion, para gestión de proyectos, muy sencillita de usar y hasta te daré un pequeño regalo para que no empieces de cero.

Entendiendo Notion para mejorar la productividad de bloggers

Si a la hora de sentarte abres Excel para hacer un análisis de palabras clave, usas Word para escribir y tienes tus fotos en carpetas del ordenador, quizás no sea la mejor manera de crear el contenido.

Con Notion puedes crear bases de datos interconectadas y adjuntarle tareas, fechas, estados de publicación, responsables, tablas y mucho más.

Puede que sea difícil de visualizar si nunca has usado esta herramienta, pero si sigues los pasos que te voy a explicar a continuación hasta el final tendrá todo mucho sentido.

Además, al final del artículo tienes un regalito 😉

¿Cómo usar Notion para webs de contenido?

Al igual que en excel, al abrir una cuenta gratuita en Notion vas a visualizar una página en blanco (como un post de wordpress), a la cual vas a añadir bloques como Texto, Imágenes, columnas, etc.

Esta página en blanco la puedes maquetar a tu gusto, pero vayamos al grano. ¿Cómo creo un sistema de gestión de contenido para mi blog en Notion?

Primero, una vez hayas creado una cuenta en Notion, tan solo agrega una página en blanco, dale un título y escribe “/” seguido de la palabra “base” como te muestro en esta imagen:

Creando una base de datos vas a poder volcar y clasificar todas tus ideas de contenido y darles propiedades personalizadas. Entre las cuales, vamos a añadir las siguientes:

• Fecha de publicación
• Tipo de publicación: entre las cuales añadiremos: Entrada, Página, Categoría o Producto
• Cluster o Temática: Esta la dejaré vacía para ir metiéndola conforme vaya creando contenido de diferentes temáticas.
• Estado: Los estados vendrán muy bien para ir viendo cómo avanza la publicación. En este caso añadiré: Idea, a Investigar, Escribiendo, Editando, Programada, Publicada y Abandonada.
• Responsable: En el caso de que colabores con otras personas de tu equipo o con freelance.
• URL: para tenerla más a mano
• Web: para saber en qué web estás trabajando en el caso de tener varias.

Y aquí te dejo una captura de pantalla de cómo añadir estas propiedades a tu base de datos:

Y con estas propiedades podríamos decir que puedes tener los cimientos del 90% de la organización que necesita una persona con su blog.

Podríamos complicarlo más añadiendo diferentes redes sociales, automatizaciones o integraciones, pero creo que sería sobre complicar tus inicios en Notion.

Si sigues algo perdido, mantente atento porque ahora va a cobrar todo sentido.

Ahora vamos a darle un par de vistas diferentes que van a catapultar tu productividad.

Estas vistas serían la de Calenario y la de Tablero. Es decir, para que nos entendamos, vamos a coger la tabla que acabamos de crear y le vamos a dar dos formatos que te van a ayudar a visualizar tus contenidos de manera mucho más práctica.

Para añadir tu vista de calendario mira cómo hacerlo aquí:

Y lo mismo haríamos para añadir una vista de tablero en la que podamos visualizar en qué estado se encuentra cada publicación:

Llegados a este punto ya tienes una base de datos en la que volcar tus ideas, puedes trabajar en varias publicaciones, clasificarlas en diferentes temáticas, webs, estado de cada una y hasta su responsable.

Vídeo: Gestionar webs con notion

Para sacarle el mayor jugo la he tuneado un poquito, la he puesto bonita y te enseño en este breve vídeo a usarla fácilmente. Además, te la podrás descargar aquí:

Artículo de Javier Sánchez Luengo